פירוק טקסט באמצעות Excel: 7 שלבים (עם תמונות)

2024 מְחַבֵּר: John Day | [email protected]. שונה לאחרונה: 2024-01-30 09:18

מדריך זה יראה לך כיצד להתנתק (בלשון המחשב, לנתח) טקסט באמצעות Excel. המדריך יציג בפניכם כמה מהפקודות לטיפול בטקסט ב- Excel. מדריך זה יתבסס על Excel 2007, אך יעבוד בכל גרסה עדכנית של התוכנה. ניתן ליישם את הטכניקה על מגוון רחב של נתונים.

שלב 1: בנה את רשימת השמות שלך

בתא A1, הזן את שם כותרת העמודה. לרוב רשימות יהיו שמות בצורה Last, First. הזן כמה שמות לעבודה. בלשונות מחשבים, קבוצת תווי טקסט כמו שמותינו כאן נקראת מחרוזת.

שלב 2: חתוך מרחבים נוספים

פעמים רבות, לרשימות מתוכנות מחשב או שהועתקו מדפי אינטרנט יש רווחים נוספים. ל- Excel יש פונקציה בשם TRIM המסירה רווחים נוספים; אם יש שני רווחים או יותר באמצע מחרוזת Excel מוציא את כולם מלבד אחד, ואם יש מספר מרווחים בסוף המחרוזת Excel מסיר את כולם. כדי להשתמש בפונקציה, הזן את הכותרת TRIMMED בתא B1 ולאחר מכן הזן את הנוסחה = TRIM (A2). כדי להראות כיצד פועלת הפונקציה, שים לב בתמונה שהוספתי רווחים מול השם הפרטי, ג'יין. פונקציית TRIM מסירה את כל הרווחים הנוספים.

שלב 3: מצא את הדמות המתוחמת

על מנת להפריד בין שם המשפחה ושם הפרטי לתאים שונים, עלינו למצוא משהו המחלק את שני החלקים (בלשונות מחשבים קוראים לזה מפריד); במקרה שלנו כאן זה פסיק. לשם כך נשתמש בפונקציות המחרוזת ב- Excel. בתא C1, הזן את כותרת הכותרת ופסיק בתא C2 את הנוסחה: = FIND (",", B2). באנגלית פירושה נוסחה זו חפש בתא B2 וגלה היכן הפסיק. כאשר תלחץ על enter, תא C2 יחזיר את המספר 6 (אם השם בתא B2 הוא סמית ', ג'יין) שהוא מיקום הפסיק במחרוזת. אנו מבצעים את הפונקציה על השם החתוך.

שלב 4: מציאת השם הפרטי

עכשיו הגיע הזמן למצוא את השם הפרטי. לשם כך נשתמש בפונקציה הנקראת MID, המשמשת לשלוף חלקים של מחרוזת מה- MIDdle של המחרוזת. בתא D1, הזן את הכותרת F_Name. מאיפה מתחיל השם הפרטי? ובכן, מכיוון שאנו יודעים שהפסיק נמצא במיקום 6 (המספר המוחזר בעמודה פסיק) ויש רווח אחד (זכור, קיצצנו את המחרוזת) השם הפרטי חייב להתחיל שתי עמדות מעבר לפסיק (אחת עבור הרווח שאחרי, ואז עוד אחת לאות הראשונה בשם הפרטי). בתא D2 הזן את הנוסחה = MID (B2, C2+2, 100) ולחץ enter. אתה צריך לראות את ג'יין בתא. כך תתורגם הנוסחה לאנגלית: קח את המחרוזת בתא B2, התחל 2 תווים מעבר לפסיק, והסר 100 תווים. על ידי אמירת Excel לקחת 100 תווים אנו אומרים לקחת הכל מתו 8 עד סוף המחרוזת; אם יש תו אחד או 100 Excel יקבל הכל.

שלב 5: מציאת שם המשפחה

עכשיו לשם המשפחה. הפעם נשתמש בפונקציה LEFT, השואבת טקסט מהצד השמאלי של המחרוזת (שם גאוני, הא?). בתא E1, הזן את הכותרת L_Name. אז היכן מסתיים שם המשפחה? אנו יודעים שהפסיק נמצא במיקום שש בדוגמה זו, ולכן שם המשפחה חייב לסיים תו אחד לפני כן. בתא E2 הזן את הנוסחה = LEFT (B2, C2-1) ולחץ enter. אתה צריך לראות את סמית. בתרגום הנוסחה אומרת: קח את המספר בתא C2 וחסר 1; קח את התווים הרבים מהצד השמאלי של המחרוזת בתא B2.

שלב 6: העתק את הנוסחאות

העתק את הנוסחאות הקשות שלך למטה כדי לעבד את שאר השמות על ידי הדגשת תאים B2 עד E2. תבחין כי בפינה הימנית התחתונה של המבחר יש קופסה שחורה קטנה; החזק את לחצן העכבר השמאלי, בחר את הקופסה השחורה הקטנה וגרור כלפי מטה (כאשר העכבר שלך מרחף מעל המקום הנכון, הוא יהפוך לסימן 'פלוס'). החזק את לחצן העכבר השמאלי וגרור כלפי מטה עד שתגיע לשורת השמות האחרונה ברשימה ותשחרר את לחצן העכבר השמאלי.

שלב 7: סיום

עכשיו אתה לא רוצה נוסחאות, אתה רוצה שמות. כמעט סיימנו. הדגש תאים D2 עד E6. בתוך האזור המודגש, לחץ על לחצן העכבר הימני. הגבול צריך להשתנות לקו מנוקד. בחר העתק מתפריט הקיצור. לאחר מכן, העכבר הימני שוב בתוך האזור המודגש, אך הפעם בחר הדבק מיוחד. לחץ על לחצן הבחירה ערכים ובחר אישור. בדוק כל תא בעל נוסחה (כמו D2 או E5); הנוסחה הייתה צריכה להיות מוחלפת בתוצאת הנוסחה. לחץ על A בחלק העליון של עמודה A והחזק את לחצן העכבר השמאלי לעכבר C. העכבר הימני באזור המודגש ובחר מחק; תישאר עם רשימת השמות שלך עם שמות הפרטיים ושמות המשפחה בעמודות שונות. זוהי טכניקה גמישה שתוכל ליישם בהרבה מצבים. תעשה חיים!