יצירת מאקרו ב- Microsoft Excel: 7 שלבים

2024 מְחַבֵּר: John Day | [email protected]. שונה לאחרונה: 2024-01-30 09:14

מתקשים לעבוד עם ערכות נתונים ב- Excel? משקיעים יותר מדי זמן בהכנת נתונים, ואין מספיק זמן לנתח אותם? השתמשתי בשגרה במאקרו בתוך אקסל כדי לקצר את תהליך יצירת מודלי הנתונים האפקטיביים, אז החלטתי שזה זמן טוב ללמד אחרים כיצד להשתמש בכלי המסודר הזה. שימוש יעיל בפקודות מאקרו בתהליכים בזמן יחסוך לעסק שלך הרבה זמן, בתמורה לחסוך כסף.

פקודות מאקרו הן בעצם תוכניות שאתה יוצר ב- Excel באמצעות תהליך המכונה בדרך כלל "קידוד חזותי". בעיקרון, אתה לוחץ על "הקלטת מאקרו", ואז מציג את שלבי הביניים והחישובים עד לקבלת המוצר הסופי שלך, ולאחר מכן אתה מסיים את ההקלטה. עכשיו בכל פעם שיש לך נתוני קלט המפורטים זהים למאקרו המקורי שלך, תוכל ללחוץ על הכפתור הזה והמוצר הסופי יתבצע מיידית.

יצרתי רשימה מדויקת של הזמנות רכישה ומידע על המחיר והתשלום שהתקבל במזומן. במהלך התהליך שאני עומד להראות לך, יצרתי מאקרו כדי להזין את הנתונים לגיליון אלקטרוני מקצועי בלחיצת כפתור. הגיליון האלקטרוני הסופי יכול לנתח אילו חשבונות עדיין נותרו בהם יתרה, ואת המספר הכולל של החשבונות לתקופה הנתונה. אל תהסס לקחת את המאקרו שלי ולהתאים אותו אישית לצרכי החברה שלך.

אזהרה לפני שתתחיל:

פקודות מאקרו הן פונקציה מורכבת של Excel. אינני מייעץ למשתמשי אקסל מתחילים לנסות ליצור מאקרו, קודם כל תלמד כיצד לעבוד בתוך אקסל וברגע שיש לך הבנה מוצקה כיצד להשתמש ב- Excel ובפונקציות השונות ואז נסה ליצור פקודות מאקרו. עם זאת, ההנחיה נעשית בהנחה שהקוראים מבינים כיצד לפעול בתוך אקסל

אספקה

• גישה ל- Microsoft Office ו- Excel
• הבנה כללית של אופן השימוש ב- Excel

שלב 1: שלב 1: לאסוף נתונים ולהתחיל להקליט את המאקרו

תמונה ראשונה:

ארגן את הנתונים שאתה רוצה לכלול בטבלה שלך בגיליון אלקטרוני של Excel. ברגע שהכל באקסל אתה צריך להקליט את המאקרו. עם פקודות מאקרו אתה מקבל ניסיון אחד בלבד, לכן אני ממליץ לבדוק זאת במלואו לפני שתנסה.

תמונה שנייה:

כדי להקליט את המאקרו, יהיה עליך להפעיל את כרטיסיית המפתחים, לשם כך עבור אל קובץ> אפשרויות> התאמה אישית של רצועת הכלים ולאחר מכן בחר בכרטיסייה מפתחים ולחץ על "אישור".

תמונה שלישית:

כעת, כאשר הכרטיסייה מפתחים נמצאת ברצועת הכלים שלך, לחץ על הכרטיסייה מפתחים ולאחר מכן לחץ על "הקלט מאקרו". צור כותרת המתאימה לתוכן הקובץ ולחץ על "אישור", הכל לאחר שלב זה יהיה תהליך הקלטת המאקרו עד לשלב שבו הוא יסתיים. שים לב כי כל התאים המסומנים בצהוב נועדו לעזור לך להדריך את זה אל תשים את זה במסמך שלך, כי זה ישנה את המאקרו.

שלב 2: שלב 2: צור טבלה ותבנית לגיליון הסופי

תמונה ראשונה:

ראשית צור עותק של הכרטיסייה הפתוחה כך שתפתחו כרטיסיות זהות. חזור לכרטיסייה המקורית ובחר את הנתונים שברצונך לארגן. צור טבלה עם כותרות והוסף כמה שורות של שטח מעליה, עשיתי 5 שורות.

תמונה שנייה:

צור כותרת למעלה וצור תיבה שתכיל את נתוני הסימון. נתוני השיקים של תבנית זו הם "מספר לקוחות" ו"מזומן שטרם נאסף ". באשר לארגון התבנית הזו, תוכל לעשות כרצונך, אך שים לב כי ההנחיה שלי היא ספציפית לפריסה שבחרתי.

שלב 3: שלב 3: בנה איור בדיקה ראשון

שלב זה הוא די פשוט; עם זאת, טעות כאן יכולה להוביל לכך שנתון הסימון לא יפעל במאקרו הסופי. בתיבה שליד התא "מספר לקוחות", צור נוסחת "COUNT" כדי לסכם את מספר התאים בשורה אחת בטבלה. בחרתי לספור את התאים שהדגשתי בצהוב. כמו כן, טוב לציין כי הנוסחה המלאה שלי נמצאת גם בחלק העליון של התמונה.

שלב 4: שלב 4: צור איור בדיקה שני

היזהר, שני השלבים הבאים הינם נרחבים ויכולים לבלבל, לכן קרא בעיון. מכאן והלאה ההוראות שלי יהיו ספציפיות למודל הנתונים שלי. אם אתה דורש תהליך אחר אנא השתמש בשלי כהפניה אך לא כמודל מדויק במאת האחוזים, כי יתכן שהוא אינו פועל עבור הקובץ שלך.

תמונה ראשונה:

עבור לכרטיסייה השנייה בחוברת העבודה (הכרטיסייה שהועתקה)

בעמודה J צור כותרת שורה חדשה "כמות שנותרה". בתא J2 (תא מודגש למעלה) הזן את הנוסחה = G2-H2 והעתק אותה לשאר התאים. חזור ללשונית המקורית עם תבנית העבודה.

תמונה שנייה:

בתא E4, צור נוסחה חדשה הכוללת את העמודה השמאלית כמות מהדף שהועתק לפני. שורת הנוסחאות מציגה את הנוסחה המוגמרת.

שלב 5: שלב 5: מזומן שלא נאסף על ידי הלקוח

כדי ליצור ויזואלי כדי להראות מה יש ללקוחות עדיין יתרות מצטיינות, נצטרך ליצור טבלה נפרדת.

תמונה ראשונה:

כדי להתחיל לחזור ללשונית שהועתקה, המוצג למעלה. עבור הטבלה החדשה נרצה רק את המידע ללקוחות עם יתרה יוצאת דופן. תחילה בעמודות "L" ו- "M" כותרתם "שם פרטי" ו"שם משפחה "בהתאמה. ואז בתא L2 הקלד את הנוסחה = IF ($ J2> 0, A2,””). נוסחה זו שנכתבה קובעת, אם תא J2 גדול מ- 0, הצג את הערך בתא A2, אם הוא אינו גדול מ -0 השאר את התא ריק.

ודא שכאשר אתה מתייחס לתא J2 אתה שם סימן דולר ($) מול ה- J, הדבר מאפשר לנו להעתיק את הנתונים לתאים אחרים בצורה נכונה. סימן $ שומר את ההפניה בעמודה "J" אך מאפשר לשורות לשנות בהתאם. לאחר מכן העתק את הנוסחה לשאר התאים בעמודה "L" ו- "M" (בעיגול למעלה).

תמונה שנייה:

כדי למשוך במדויק את ערך המזומן, אנו משתמשים בערך דומה לשמות שלפנינו. הפעם צור נוסחה הקובעת, = IF (J2> 0, J2,””). ההבדל היחיד בנוסחה זו הוא שאם הערך גדול מאפס, אנו רוצים את הנתונים מ"סכום שמאל ". העתק נתונים אלה לשאר התאים.

תמונה שלישית:

לאחר מכן העתק את הנתונים החדשים מהכרטיסייה שהועתקה, עבור לכרטיסיית התבנית ולחץ באמצעות לחצן העכבר הימני מתחת לטבלה (לא משנה היכן). לאחר לחיצה ימנית, חפש תחת אפשרויות הדבק ובחר "הדבק ערכים", זה מדביק רק את המספרים ולא את הנוסחאות.

תמונה רביעית:

צור מסנן לטבלה ובחר אחת מהכותרות. לחץ על התפריט הנפתח ובחר סנן הכל חוץ מהחסר. לאחר שהמסנן במקומו מספרי השורות יופיעו בכחול, הדגשתי את התאים צהובים כדי להקל. בחר את השורות הכחולות ומחק את השורות האלה. לאחר מחיקת השורות, נקה את המסנן כפי שמוצג להלן:

שלב 6: שלב 6: סיים תבנית

כדי להפוך את נתוני המזומן שלא נאסף על ידי הלקוח למקצועיים יותר, פרמט את הנתונים כטבלה. לאחר שהושלם, הוסף כותרת לטבלה ולחץ על "מיזוג ומרכז" כדי להפוך אותה לאחידה לטבלה. אם לא נעשה זאת, וודא שהמספרים מעוצבים ל"חשבונאות "כדי להראות כי סימני דולר וסכומי סנט. בשלב זה המאקרו הושלם והתוצר הסופי אמור להיראות בערך כך:

שלב 7: שלב 7: סיים את המאקרו

עבור לכרטיסייה "מפתח" בסרט ולחץ על הלחצן "עצור הקלטה". בשלב זה המאקרו סיים ומוכן לשימוש!

כאשר אתה משתמש במקרו בעתיד, אם נתוני ההתחלה מתפרסים כפי שהם בשלב 1, המאקרו אמור לפעול בצורה מושלמת! בצע את השלבים האלה מקרוב ואני מבטיח שתעשה Excel. בהצלחה!